Visselblåsning

New Wave Group strävar efter att vår verksamhet ska bedrivas etiskt, med höga krav på ärlighet och ansvar. Vi främjar en affärskultur där alla känner sig trygga och uppmuntras att agera mot och rapportera missförhållanden i vår verksamhet.

Visselblåsningsfunktionen har implementerats för att göra det möjligt för medarbetare, aktieägare, konsulter, leverantörer och andra intressenter att tryggt och anonymt lämna information om missförhållanden.

Om allvarliga missförhållande kan upptäckas tidigt, har New Wave Group bättre möjlighet att förebygga riskerna och begränsa skadorna. Det är till nytta inte bara för New Wave Group, utan också för alla våra medarbetare, aktieägare och övriga intressenter.

Den som rapporterar ett misstänkt missförhållande har alltid har rätt att vara anonym. Det är strikt förbjudet för våra anställda att försöka få reda på identiteten hos en person som lämnat in en rapport. Det är också förbjudet för New Wave Group och våra anställda att hindra eller försöka hindra rapportering, liksom att vidta repressalier mot den som rapporterar (eller mot dennes anhöriga eller annan som har koppling till personen som rapporterar).

När kan du rapportera?

Missförhållanden, oegentligheter och brott ska i första hand tas upp i de interna rapporteringskanalerna, t.ex. genom att kontakta närmaste chef eller, om ärendet gäller din chef, till chefens överordnade eller bolagets personalavdelning.

Visselblåsningsfunktionen ska användas för att rapportera ärenden av mer allvarlig karaktär (se mer nedan), när du inte kan använda de interna rapporteringskanalerna. Det kan vara t.ex. om du känner att du inte kan vara öppen med informationen eller om du är en extern intressent (t.ex. en leverantör) och inte har någon intern kontakt att vända dig till.

Vad kan du rapportera?

Nedan följer exempel på sådana allvarliga överträdelser som kan rapporteras:

Agerande som är olagligt eller bryter mot föreskrifter eller myndighetskrav
Bedrägeri, stöld eller förskingring
Agerande som riskerar annans säkerhet, hälsa eller miljön
Diskriminering eller trakasserier
Intressekonflikter
Mutor eller korruption
Brott mot sekretess eller insiderregler
Försök att dölja något av ovanstående

Hur kan du rapportera?

Den information du lämnar ska rapporteras i god tro – du behöver inte ha bevis för det du rapporterar, men du ska ha skälig anledning att tro att informationen är sann och får inte lämna medvetet felaktig information.
Du kan rapportera på följande sätt:

Genom online-verktyget IntegrityLog
Muntligen, per telefon
Vid ett fysiskt möte

Rapportering genom IntegrityLog

För att trygga din anonymitet är det möjligt för visselblåsare att göra anmälningar genom online-verktyget IntegrityLog, som tillhandahålls av en extern och oberoende aktör. Rapporteringskanalen är krypterad och lösenordskyddad. Du behöver aldrig uppge din identitet om du inte vill.

För att göra din anmälan går du in på https://newwavegroup.integrity.complylog.com/. När du genomfört din anmälan kommer du få en kod som du behöver spara för att kunna följa upp ditt ärende.

Anmälningar som inkommer genom det externa rapporteringsverktyget tas emot och hanteras endast av behörig personal. Den behöriga personalen kommer efter mottagandet att avgöra om den inkomna informationen är av sådan karaktär att den bör hanteras inom ramen för visselblåsarsystemet och föras vidare till Revisionsutskottet i New Wave Group.

Om du gjort en anmälan genom rapporteringsverktyget för visselblåsning samt nedtecknat koden som du får när du genomför din anmälan kan du följa upp ditt ärende via https://newwavegroup.integrity.complylog.com/. Logga in regelbundet eftersom utredarna kan komma att behöva ställa kompletterande frågor till dig och i vissa fall vilja agera så snabbt som möjligt.

Som anmälare via systemet kan du välja om du vill lämna dina kontaktuppgifter eller om du vill vara anonym. Oavsett så tas alla anmälningar på allvar och utreds. Kontaktuppgifter kommer att efterfrågas, eftersom det i vissa fall kan underlätta utredningen om du kan kontaktas för att ge kompletterande uppgifter. Det är emellertid alltid helt frivilligt att lämna dessa uppgifter.

Inga IP-adresser registreras och systemet använder inte cookies. Använder du en dator som är uppkopplad mot New Wave Groups nätverk kan det emellertid framgå av Internetloggen att du har besökt den sida där anmälan görs. Vill du inte att detta ska synas, använd en dator som inte är uppkopplad mot New Wave Groups nätverk.

All datakommunikation och lagring av personuppgifter är krypterad för att undvika att de förvanskas eller kommer till obehörigas kännedom.

Rapportering per telefon

Vill du rapportera ett missförhållande muntligen kan du göra detta per telefon till New Wave Groups bolagsjurist Staffan Sandblad, på telefonnummer 031-712 89 03.

Rapportering vid ett fysiskt möte

Vill du rapportera ett missförhållande vid ett fysiskt möte, kontakta New Wave Group genom någon av ovanstående kanaler.

Vad händer när du lämnat in en rapport?

När vi mottagit och verifierat ett ärende presenterar New Wave Groups bolagsjurist ärendet för Revisionsutskottet och lämnar sin rekommendation till att utreda eller lägga ner ärendet. Beslut fattas av kommittén som därefter rapporterar till styrelsen.

Du kommer också, inom tre månader från bekräftelsen att vi har tagit emot din rapport, att få återkoppling i skälig utsträckning om vilka åtgärder som har vidtagits vid uppföljning av rapporten och om skälen för dessa.

Behandling av personuppgifter

För allmän information om hur vi behandlar personuppgifter och hur du kontaktar oss m.m., se: https://www.nwg.se/integritetspolicy/

Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter i samband med visselblåsningsärenden är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar oss som personuppgiftsansvarig.

Vidare gäller att vi bara behandlar uppgifter om det är nödvändigt för att följa upp ett ärende. Vi kan komma att lämna ut uppgifter för att kunna vidta åtgärder med anledning av det som framkommer i ett ärende, för att vi ska kunna använda rapporter som bevisning i rättsliga förfaranden eller om det i övrigt görs i överensstämmelse med lag eller förordning.

Endast behöriga personer har tillgång till personuppgifter relaterade till visselblåsningsärenden.

Personuppgifter som uppenbart inte är relevanta för handläggningen av en rapport raderas. Om vi behöver följa upp ett ärende kommer personuppgifter relaterade till rapporten att behandlas så länge ärendet pågår, samt raderas senast två år efter att ärendet har avslutats.